Bien gérer le classement des documents comptables
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Un système de classement comptable efficace réduira considérablement le temps et les efforts nécessaires pour gérer vos finances d’entreprise. De plus, il peut vous faciliter la tâche quand il est temps de faire votre planification et votre budgétisation. En effet, il rend les informations dont vous avez besoin facilement accessibles. Les solutions à de nombreux problèmes survenant dans les opérations quotidiennes d’une entreprise peuvent être trouvées dans les registres comptables – une autre raison de veiller à structurer votre système. Voici comment bien gérer le classement des documents comptables.
À quoi pourrait ressembler votre système de classement ?
Voici quelques suggestions sur la façon d’organiser vos documents et de les classer dans un format logique et efficace :
- Documents comptables
- Relevés bancaires
- Contrats
- Dossiers d’entreprise
- Correspondance importante
- Dossiers des employés
- Permis et licences
- Registres des stocks/investissements
- Dossiers fiscaux
Comment bien gérer le classement des documents comptables
Rassemblez vos documents par type
Attribuez un classeur ou un tiroir dans le classeur pour chacun des éléments suivants : dossiers de factures des fournisseurs, comptes fournisseurs, dossiers de factures clients, comptes clients et fichiers supplémentaires nécessaires pour les taxes, les contrats, les relevés bancaires, les chèques, les informations sur la garantie de l’équipement et tout ce que vous conserverez dans vos registres comptables.
Créez une page de couverture
Créez une page de couverture pour les factures payables à vos fournisseurs. Inclure une ventilation des comptes de comptabilité impliqués dans la facture, les montants imputés à ces comptes, la date de paiement, la date de paiement, le numéro de chèque et toute autre information utile. Utilisez la feuille de couverture pour prendre des notes sur les accords, les personnes contactées et les détails de la transaction.
Créez des dossiers pour vos fournisseurs
Créez des dossiers pour chacun de vos fournisseurs habituels, avec un dossier divers ou un dossier de fonction pour les transactions uniques avec différents fournisseurs. Lorsque vous recevez des factures, agrafez-les à l’enveloppe, placez-les dans les dossiers des fournisseurs, puis déplacez les dossiers vers le dossier des comptes fournisseurs où vous les organiserez par ordre de date de paiement.
Additionnellement, créez une page de garde pour vos factures clients. Utilisez ces feuilles de couverture pour résumer les accords de paiement que vous avez avec vos clients, les conversations et les instructions spéciales.
Créez des dossiers pour vos clients
Créez des dossiers pour chacun de vos clients. Conservez des copies des contrats et des factures dans ces dossiers et déplacez les factures actives vers le fichier des comptes clients par ordre de date de paiement.
Pourquoi avez-vous besoin d’un système de classement comptable ?
Le classement correct des reçus et des factures est l’une des choses les plus importantes qu’une petite entreprise puisse faire pour sa santé financière. Un système de déclaration inexistant ou désordonné peut nécessiter des efforts supplémentaires au moment des impôts, et vous ne voulez pas manquer des déductions fiscales en raison de reçus manquants. Si jamais vous faites l’objet d’une vérification et que vous ne pouvez pas produire les documents requis à temps, vos demandes peuvent être rejetées et votre déclaration de revenus réévaluée.
